Se você possui um carro, já deve ter percebido o desafio que é para gerenciar sua manutenção. Coisas triviais como uma simples troca de óleo se não ficar esperto você pode perder facilmente o prazo e colocar em risco a saúde do motor do seu carro. Este é apenas um pequeno detalhe de dezenas de itens que precisam ser observados diariamente. 

Agora faça a equação, multiplicando pelo número de veículos da frota de sua empresa. Não importam se são 10 ou se são 1000. O trabalho será exatamente o mesmo para cada um dos veículos. Se você não tiver uma boa planilha ou um caderno de manutenção muito bem elaborado aliados a muita disciplina facilmente você perderá os prazos de manutenção.

Por isso é essencial a utilização de uma boa ferramenta de gestão e controle de frotas. É importante também salientar que gestão e controle são coisas distintas, embora o ideal é que as duas andem juntas. 

Gestão - Gestão tem a ver com a metodologia aplicada para gerenciar algo, ou alguém. É mais voltado para a política humana, fazendo com que as pessoas se envolvam mais com o processo.

Controle - Controle tem a ver com os detalhes técnicos, operacionais e administrativos, a execução em si. 

Entendidos os conceitos, é importante que as pessoas certas estejam envolvidas e engajadas no processo de controle a fim de que as coisas aconteçam dentro do timing correto, evitando paralisações desnecessárias que poderão ocasionar perdas financeiras e transtornos operacionais para o setor de lógistica. 

Uma boa ferramenta de gestão de frotas vai permitir que os planos de manutenção sejam criados e os veículos sejam categorizados por similaridade. Só isso já economizará bastante tempo.

O que é preciso numa ferramenta de gestão de frotas

É preciso ter cadastros bem elaborados para itens como:

• Fornecedores
• Motoristas
• Veículos
• Produtos
• Serviços
• Almoxarifado/Estoque
• Planos de manutenção
• Arquivo Digital da Documentação do Veículo e Motorista

Além disso deve haver alguns controles básicos:

• Solicitação de Compra para Peças/Serviços
• Cotação de Peças/Serviços
• Lançamento das Notas de Compras (para fins fiscal e operacional)
• Controle de abastecimento em posto de terceiros
• Controle de abastecimento em posto próprio
• Controle de pneus
• Ordem de serviço para registrar manutenção em oficina de terceiros e oficina própria
• Controle de garantia para peças e serviços

Claro que esta é uma lista básica que enumerei enquanto escrevia o artigo. No entanto são os itens mais elementares para que um controle eficiente seja realizado. 

Se aliado a esses imputes de dados o sistema de gestão de frotas for capaz de gerar informações como as que segue, já é um ótimo começo:

• Histórico de rodagem
• Histórico de manutenções
• Alocação e disposição dos pneus
• Histórico de consumo de combustível
• Histórico de viagens
• Check List
• Apuração de médias de consumo de combustível
• Custo da manutenção por KM rodado
• Agenda e alertas para manutenção
• Agenda e alertas para documentação

Uma vez que você seja capaz de capturar todas essas informações e analisá-las, sua frota estará segura. Mas como é notável, são muitas variáveis para se gerenciar e quando há tantos itens, muita coisa pode passar despercebida e o elemento mais fundamental para qualquer empresa que lega gestão a sério pode ser facilmente perdido: o custo.

O que ocorre se você não fizer a gestão de forma eficiente? Provavelmente você deve conhecer várias empresas de pequeno e médio porte que muitas vezes com dezenas ou centenas de veículo fazem todo o controle apenas de forma corretiva, quando o veículo apresenta algum defeito ou quando o motorista indica que é preciso trocar o óleo, e assim por diante. Provavelmente funcionará, não de uma forma tão eficiente, mas funcionará. No entanto, uma manutenção preventiva evita que problemas maiores ocorram e que o veículo fique paralisado por mais tempo ou até mesmo que o custo de manutenção não seja tão alto, ao trocar uma peça antes que ela quebre. 

A gestão da frota de forma eficiente trará maior disponibilidade da frota. Se o veículo está rodando, está gerando receita e aumentando os lucros. Se está parado, o prejuízo é certo.

Pensando em otimizar processos como esses, desenvolvemos ao longo do tempo uma ótima ferramenta de gestão de frotas a qual denominamos Softlog Frota Light.

Nós estamos no ramo de transportes desde 1995, e podemos dizer que conseguimos acumular uma enorme base de conhecimento a qual diariamente nos esforçamos para transferir para as ferramentas que produzimos, a fim de facilitar a vida de nossos clientes e produzir resultados incríveis.